Rail Infrastructure AS personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Rail Infrastructure AS (heretter "RIAS") samler inn og bruker personopplysninger.

Vi er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedene våre (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan RIAS behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

 

Behandling av personopplysninger på www.riasnorway.no

Webredaktøren har det daglige ansvaret for RIAS behandlinger av personopplysninger på våre nettsteder, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Vårt regnskapsfirma Pan Services, vår web serverleverandør EasyEdit er databehandlere. Telecomputing er serverleverandører, tjenesteleverandør og systemleveradør.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av EasyEdit. Det er kun RIAS og leverandørene nevnt over som har tilgang til opplysningene som samles inn.

 

En egen databehandleravtale mellom RIAS og leverandørene regulerer hvilken informasjon leverandørene har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nettstatistikk
Vi samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på våre hjemmesider. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet, forbedre kunders opplevelser og tilby bedre løsninger i fremtiden. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

I enkelte tilfeller kan personopplysninger fremkomme dersom disse er brukt i en hjemmesides URL. Dette er svært sjeldent og ikke noe som normalt gjøres i våre løsninger.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på våre nettsteder. Dette er verktøy som ligger hos leverandøren. Dersom du ikke vil spores av Google Analytics kan du melde deg ut her: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Informasjonskapsler
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Følgende informasjonskapsler brukes på våre hjemmesider:

Analyseverktøyet Google Analytics plasserer informasjonskapsler på din maskin. Dette gjøres for at vi skal kunne samle inn statistikk, og slettes etter 90 dager. Du kan lese mer om nettstatistikk over.


Vår publiseringsløsning EasyEdit plasserer også informasjonskapsler på din maskin og disse brukes i forbindelse med innsending av skjemaer, og slettes etter 90 dager.

Popup-verktøyet vil kunne legge til en informasjonskapsel i din nettleser, slik at den ikke popper opp mer en én gang.

RIAS har en aktiv tilstedeværelse på sosiale medier (primært på Facebook per dags dato). Facebook er den største og mest aktive av våre sosiale kanaler. For å bedre samspillet mellom Facebook og oss har vi installert Facebooks «pixel» – et script som måler trafikk på tvers av Facebooks grensesnitt og våre nettsider. Vi bruker dataen som samles inn av pixelen til å levere spesialtilpasset innhold til dem som besøker våre nettsider, og til markedsføring på Facebook. For mer informasjon om personvern rundt Facebook, så kan du gå hit: https://www.facebook.com/policies/cookies/.

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven.

E-post og telefon
RIAS benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle firmaets forventede oppgaver. Opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling tas vare på, så langt disse etter RIAS sin oppfatning er relevante for vår virksomhet.

Våre medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post, men der en kontakt har sendt oss opplysninger per epost kan en kopi av dette ligge i vårt svar.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i våre telefoner. Denne loggen er nødvendig i enkelte tilfeller. Denne loggen ligger lokalt på telefonen og den enkelte som disponerer telefonen kan ha ulik sletterutine. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som tas vare på. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Opplysninger om ansatte
RIAS behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er administrasjon som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på tilsynets nettsider.

Opplysninger om kunder ifb. Regnskap
Vi benytter Navision som regnskapssystem, og Pan Services som regnskapsfører. Alle kundene er selskaper, og det er kun kontaktpersonens navn, telefonnummer og epost som lagres av personopplysninger. I enkelte tilfeller kan det også være andre opplysninger som kunde har oppgitt selv. Disse lagres og oppbevares etter Norsk Regnskaps Standard. 

Rettigheter
Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. RIAS har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av RIASs systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger vi ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager. Krav må sendes inn via firmapost@riasnorway.no


Kontaktinformasjon

E-post: firmapost@riasnorway.no

Telefon: +47 221 20 032

Postadresse: Tevlingveien 15, 1081 Oslo